Ordens de serviço podem ser de grande auxílio para a organização dos serviços que serão prestados por uma empresa, no entanto, se não for utilizado um sistema otimizado pode acabar se tornando mais um empecilho. Entender como otimizar o recebimento e gerenciamento de serviços terá um reflexo positivo na companhia como um todo de maneira que haverá aumento da produtividade e satisfação dos clientes.
Afinal, o que são ordens de serviço?
O termo ordem de serviço é também conhecido pela sigla OS e se refere à formalização de um serviço que será prestado. É um registro que uma determinada tarefa será realizada pela companhia. Quando um cliente comparece a sua empresa para solicitar a prestação de um serviço dará dados a respeito do que deseja. O documento em que esses dados serão inseridos é a ordem de serviço.
As duas partes envolvidas ratificam que têm conhecimento de que o serviço foi solicitado, tanto quem irá prestá-lo como quem vai usufruir do mesmo. Após a solicitação ter sido formalizada em documento o pedido passa a ter o status de tarefa a ser realizada internamente. Conforme o pedido vai sendo adequado ao sistema de produção pela equipe vai passando por algumas alterações, referentes aos processos que já foram terminados.
6 Dicas poderosas para otimizar as ordens de serviço
Como foi possível perceber a partir do que expus acima, ordens de serviço, são muito relevantes para o bom andamento da entrega dos serviços solicitados pelos clientes, contudo, podem dar origem a algum trabalho de gestão para a equipe. O gerenciamento desse sistema de atribuição de pedidos deve ser feito com assertividade, a seguir listei dicas poderosas para otimizar o processo de requisições de serviços.
1 – Conte com um software de gestão
Para otimizar a gestão das ordens de serviço é crucial contar com o auxílio de um software de gerenciamento. O ideal é que o software permita a inserção direta dos dados da requisição do cliente de maneira que se possa repassar mais rapidamente a solicitação para os colaboradores responsáveis por sua entrega. Processos automatizados se mostram mais eficazes no contexto geral.
2 – Registro de dificuldades durante o processo
Seguindo no que mencionei acima a respeito de ter um software de gestão de ordens de serviço para te auxiliar na organização das tarefas aproveito para destacar a possibilidade de registrar a ocorrência de problemas durante os processos. No decorrer dos procedimentos é possível fazer anotações que ficarão acessíveis para outros membros da equipe evitando assim que esses erros ocorram novamente.
3 – Integração das ordens de serviço com o estoque
Mais uma dica poderosa para otimizar o sistema de emissão e realização das ordens de serviço consiste em fazer a integração desses dados com o estoque, por exemplo. Em curto prazo essa medida já se mostra benéfica haja vista que o cruzamento dos dados permite identificar se há insumos suficientes para a realização e entrega do serviço requerido.
4 – Atenção para eventuais erros
Para que o sistema de ordens de serviço possa ser otimizado é essencial que haja bastante atenção no momento do preenchimento do documento, pois disso depende os bons resultados. Se há lacunas ou informações que são mal interpretadas pelos executores do serviço provavelmente é o seu cliente que vai perceber isso. Faço o adendo de que o modelo de ordem de serviço da sua companhia deve atender a todas as pequenas questões que podem envolver a concretização do serviço.
Saiba que quanto menos tempo é utilizado para a confecção de uma ordem de serviço maior será a produtividade da organização. Exatamente por isso ter um processo assertivo para reunir dados a respeito dos serviços faz toda a diferença. Converse com sua equipe e reforce a importância de relatar eventuais falhas da ordem de serviço o quanto antes para que não se aumente o número de problemas no futuro.
5 – Planejamento
A ordem de serviço funciona como um documento de auxílio para a correta prestação de serviço por parte da sua organização. Para isso é fundamental ter um plano de ação em que os procedimentos a serem realizados sejam esquematizados, os equipamentos e peças envolvidos no processo sejam listados com detalhes, se tenha o conhecimento de todo equipamento de proteção individual necessário e claro se tenha um plano B para se algo sair da curva.
6 – Ordens de serviço integradas ao setor financeiro
Uma das questões mais interessante a respeito da informatização do sistema de ordens de serviços é ter a chance de integrá-las a diferentes setores como o financeiro, por exemplo. Dessa forma até mesmo a gestão do capital da sua companhia poderá se tornar mais eficiente com o conhecimento de quanto está sendo investido para a execução e também quanto se irá ganhar em médio e longo prazo.
Fonte: Marcus Marques
